Elke school kan Kwaliteitsbieb gebruiken, maar wanneer ze gekoppeld worden aan een bestuursomgeving, zijn er voordelen voor zowel de scholen als het bestuur.
Bijvoorbeeld: documenten delen met alle medewerkers binnen de stichting, samen werken aan documenten en het gezamenlijk up-to-date houden van alle documenten.
Zelf alle snelkoppelingen beheren naar andere systemen. Hierdoor kan Kwaliteitsbieb het startscherm worden waarmee elke leerkracht de dag begint en snel naar andere software systemen kan overschakelen.
Binnen Kwaliteitsbieb hebben gebruikers verschillende rollen. De kwaliteitscoördinator heeft de meeste rechten en kan verschillende dingen toevoegen, aanpassen en verwijderen.
Als je als bestuur, diverse scholen hebt aangesloten aan Kwaliteitsbieb, dan kan je middels de switch eenvoudig schakelen tussen de diverse omgevingen.