Kwaliteitsbieb opstarten in 7 stappen

Bekijk ook andere artikelen en video’s in de kennisbank. Hierin worden de verschillende stappen in meer detail uitgelegd. En kom je er niet uit? Laat het weten, dan kijken we hoe we je verder kunnen helpen.

Stap 1: Kiezen voor mappenstructuur

Kwaliteitsbieb biedt een aantal templates aan voor het inrichten van je nieuwe omgeving. De template “Basis PO” wordt het meest gekozen. Dit is een template gebaseerd op de vereiste en gewenste documenten volgens de onderwijsinspectie. Natuurlijk zijn er ook andere templates waaruit gekozen kan worden. En wil je zelf aan de slag met de inrichting van Kwaliteitsbieb? Kies dan voor een lege inrichting.

Stap 2: Categorieën aanmaken

Alle documenten die je gaat uploaden, vallen onder categorieën. Zo zijn ze voor de gebruikers snel te vinden. Denk van tevoren goed na over een indeling. Welke categorieën zijn handig? Natuurlijk kan je ze ook altijd weer aanpassen of verwijderen.

Stap 3: Pagina’s en bestanden maken

Hier draait het om: het uploaden van bestanden. In het kort: om dit te doen maak je een nieuwe pagina aan, pas je de instellingen zo nodig aan en voeg je een bestand toe.

Stap 4: Data van documenten

Kwaliteitsbieb geeft je een seintje wanneer een document verloopt. Dit houdt in dat je aan elk document een datum hangt waarop deze verloopt. Bedenk bij elk document wat je uploadt dus hoe lang is de informatie geldig is en hoe vaak het vernieuwd moet worden.

Stap 5: Gebruikers invoeren

Kwaliteitsbieb werkt pas effectief als alle collega’s er gebruik van kunnen maken. Nodig hen één voor één (of allemaal tegelijk) uit door hun mailadressen in te voeren. Zij ontvangen dan direct een uitnodiging om een account aan te maken. Geef de gebruikers allemaal de juiste rechten en je hele team kan er mee aan de slag. Voor meer informatie over de gebruikersrollen klik op: Gebruikersrollen in Kwaliteitsbieb – Kwaliteitsbieb

Stap 6: Gebruik kerndocumenten en meldingen

Soms wil je mensen op de hoogte brengen van een nieuw document of aanpassingen daarin. Gebruik dan het vinkje “e-mailmelding versturen” en je hele team krijgt een link in de mail naar het document in Kwaliteitsbieb. Je kunt een document ook een kerndocument maken. Als je dit doet, houdt het systeem bij of iedereen het bekeken heeft.

Stap 7: Introduceer het in het team

Nogmaals: Kwaliteitsbieb werkt pas goed als iedereen er gebruik van maakt. Bespreek het op vergaderingen, zet het vernieuwen van documenten op de agenda, verwijs iedereen altijd door naar Kwaliteitsbieb en verdeel de verantwoordelijkheid voor het up-to-date houden van de documenten.

Zo, in slechts zeven stappen ben je klaar voor het gebruik van Kwaliteitsbieb. Succes!