Hoe werkt Kwaliteitsbieb? Eén plek voor al je kwaliteitsdocumenten
Kwaliteitsbieb helpt scholen hun kwaliteitsdocumenten actueel, vindbaar en gecommuniceerd te houden, zonder dat je daar zelf continu achteraan hoeft te gaan.
Herken jij dit? Documenten op een server waar niemand meer iets van begrijpt
Veel scholen werken met een gedeelde schijf of SharePoint. Documenten van drie jaar oud staan er nog gewoon in. Niemand weet welke versie de meest actuele is. En als de inspectie langskomt, begint de zoektocht.
Kwaliteitsbieb lost dit op. Niet met meer regels of extra werkdruk, maar met een systeem dat het voor je bijhoudt.
Actualiseren, borgen en communiceren, automatisch
Kwaliteitsbieb draait om drie dingen:
Actualiseren, Je stelt per document een houdbaarheidsdatum in. Nadert die datum? Dan krijg je automatisch een melding. Het document krijgt een oranje of rode status, zodat direct duidelijk is wat aandacht nodig heeft.
Borgen, Alle documenten staan op één centrale plek. Iedereen met toegang ziet altijd de meest recente versie. Geen parallelle mappen meer, geen verwarring over welke versie klopt.
Communiceren, Upload je een nieuw document of een update? Dan kun je dat direct melden aan het hele team via een e-mailnotificatie. Kwaliteitsbieb houdt bij wie het document heeft gelezen en stuurt na twee weken automatisch een herinnering als iemand het nog niet heeft ingezien.
In één oogopslag zien hoe je ervoor staat
Het dashboard laat per document de actuele status zien. Geen lijsten doorspitten, gewoon kijken en direct weten wat er moet gebeuren.
Dit document is up-to-date en voldoet aan de houdbaarheidsdatum. Geen actie nodig.
De houdbaarheidsdatum nadert. Tijd om te controleren of het document nog klopt.
Dit document is niet meer actueel. De verantwoordelijke ontvangt een melding om het bij te werken.
Wat zit er in de applicatie?
Documentbibliotheek
Alle kwaliteitsdocumenten, protocollen en beleidsstukken op één centrale plek. Doorzoekbaar, gecategoriseerd en altijd beschikbaar, ook op telefoon of tablet.
Automatische herinneringen
Stel een houdbaarheidsdatum in en Kwaliteitsbieb herinnert jou én de verantwoordelijke automatisch als een document gaat verlopen. Nooit meer zelf een agenda bijhouden.
Leesbevestigingen
Stuur een kerndocument naar het team en zie per medewerker of het gelezen is. Na twee weken gaat er automatisch een herinnering naar wie het nog niet heeft ingezien.
Bestuursdashboard
Schoolbesturen zien in één dashboard de status van alle onderliggende scholen. Zo is in één oogopslag zichtbaar waar de kwaliteitszorg op orde is en waar aandacht nodig is.
Mobiel en desktop
Kwaliteitsbieb werkt op elk apparaat. Open een protocol tijdens een oudergesprek op je telefoon, of controleer het dashboard op je laptop voor de vergadering.
AVG-proof en veilig
Alle documenten worden opgeslagen in een beveiligde Nederlandse omgeving. Kwaliteitsbieb werkt met een verwerkersovereenkomst en voldoet aan de AVG-wetgeving.
Overal beschikbaar, ook tijdens vergaderingen
Kwaliteitsbieb werkt op elk scherm. Of je nu op kantoor werkt, thuis voorbereidt of tijdens een teamvergadering snel iets wil opzoeken: de applicatie laadt razendsnel op desktop, tablet én telefoon.
Waarom niet gewoon SharePoint of een gedeelde schijf?
SharePoint is een algemeen platform. Kwaliteitsbieb is gebouwd voor één specifiek doel: kwaliteitsdocumenten op scholen actueel, geborgd en gecommuniceerd houden.
| Functie | SharePoint / schijf | Kwaliteitsbieb |
|---|---|---|
| Speciaal gebouwd voor scholen | ||
| Inspectiekader als basis (PO en VO) | ||
| Automatische melding bij verlopen document | ||
| Leesbevestiging per medewerker | ||
| Statusoverzicht (actueel/verloopt/verouderd) | ||
| Bestuursdashboard per school | ||
| Implementatietijd | Weken tot maanden | Minder dan een dag |
| Prijs voor een PO-school | Variabel + IT-beheer | €49,99/mnd incl. btw |
"We hadden een server met tienduizenden documenten. Van allerlei jaartallen. Het was niet meer duidelijk welk document het nieuwste was, wie verantwoordelijk was, en de juiste documenten waren simpelweg onvindbaar. Met Kwaliteitsbieb is dat verleden tijd."Marieke van EerbeekIntern begeleider, Dr. A. Verschoorschool
Veelgestelde vragen over de Kwaliteitsbieb applicatie
Hoe snel kan ik starten met Kwaliteitsbieb?
Hoeveel documenten kan ik opslaan?
Kan ik Kwaliteitsbieb ook voor meerdere scholen gebruiken?
Wat gebeurt er als ik na de proefperiode niet wil doorgaan?
Is Kwaliteitsbieb geschikt voor zowel PO als VO?
Klaar om het zelf te proberen?
De eerste twee maanden zijn gratis. Geen creditcard nodig, geen lange onboarding. Gewoon aanmelden en direct beginnen.
Start nu 2 maanden gratis →Of bel ons op 033 – 888 7 888 · info@kwaliteitsbieb.nl