"Groen, oranje, rood: in één oogopslag weet je wat er moet gebeuren"
Diny de Rooij, kwaliteitscoördinator van de Willibrordschool in Vleuten, over het kleurensysteem dat documentbeheer overzichtelijk maakt.
De Willibrordschool in Vleuten is een katholieke basisschool die Kwaliteitsbieb dagelijks gebruikt om grip te houden op de houdbaarheidsdatums van protocollen, beleidsplannen en kwaliteitskaarten. Met het kleurensysteem ziet Diny in één oogopslag welke documenten groen (actueel), oranje (binnenkort verlopen) of rood (verlopen) zijn. Daardoor kan het team evaluaties tijdig plannen, en blijft de school inspectie-ready zonder dat iemand wekelijks lijstjes hoeft bij te werken.
De uitdaging: bijhouden wanneer documenten aan vervanging toe zijn
Voor kwaliteitscoördinatoren is het bijhouden van documentvervaldatums een tijdrovende taak. Zonder een systeem dat dit bijhoudt, is het lastig om overzicht te houden, zeker in een school met veel verschillende protocollen en beleidsplannen.
De oplossing: drie kleuren die alles zeggen
Wat Diny de Rooij het meest waardeert aan Kwaliteitsbieb is het kleurensysteem. Elk document krijgt automatisch een kleur op basis van de houdbaarheidsdatum. Groen, oranje, rood.
Dit systeem is direct zichtbaar op het dashboard. Zonder door mappen te klikken of lijsten bij te houden.
Resultaat: op tijd, zonder handmatig bijhouden
Documenten die oranje worden, kunnen op tijd worden ingepland voor herziening. Zo is er altijd ruimte om een protocol zorgvuldig te evalueren.
"De groene kaarten zijn nog gangbaar, de oranje weet je dat de vervaldatum eraan zit te komen, en de rode moeten opnieuw bekeken worden."Diny de RooijKwaliteitscoördinator, Willibrordschool Vleuten
Resultaten in het kort
Direct overzicht
Het dashboard toont in één oogopslag welke documenten actueel zijn, welke binnenkort verlopen en welke al zijn verlopen.
Op tijd reageren
Oranje documenten geven ruim de tijd om een evaluatie in te plannen, zodat herziening zorgvuldig kan gebeuren.
Minder handmatig bijhouden
Geen aparte lijstjes of herinneringen in de agenda. Het systeem bewaakt de planning automatisch.
Probeer Kwaliteitsbieb 2 maanden gratis
Geen lange implementatie of ingewikkelde installatie. Direct aan de slag.
Start gratis →