"SharePoint kon het, maar niemand wist of het document klopte"
Hoe De Drieluik Almere overstapte van SharePoint naar een systeem dat voor iedereen werkt.
De Drieluik in Almere is een basisschool die binnen één stichting samenwerkt met meerdere locaties. De school stapte over van SharePoint naar Kwaliteitsbieb omdat het team nooit zeker wist of een protocol of beleidsplan nog actueel was. Vandaag beheren twee medewerkers — de ICT-coördinator en de kwaliteitscoördinator — alle kwaliteitsdocumenten centraal in Kwaliteitsbieb. Leerkrachten zoeken op trefwoord en weten dat ze altijd de juiste versie openen. De mappenstructuur volgt de inspectie-indicatoren, zodat het team direct kan laten zien welke documenten waar staan tijdens een inspectiebezoek.
De uitdaging: SharePoint werkt, maar niet voor iedereen
De Drieluik Almere werkte al met SharePoint voor het opslaan van documenten. En SharePoint kan veel, zegt ICT-coördinator Casper Schneider: "Maar je moet er wel expertise in hebben om het goed in te richten. Wij hadden gelukkig twee, drie mensen die dat snel konden. Maar het bleef complex."
Het echte probleem zat niet in de techniek, maar in de onzekerheid. Als een leerkracht een document opende in SharePoint, wist die niet of het de laatste versie was. "In Kwaliteitsbieb weet je het zeker", zegt Casper. "Als je het opent, is het de laatste versie. Punt."
De oplossing: twee verantwoordelijken, iedereen kan zoeken
Bij De Drieluik werken twee mensen met beheerdersrechten in Kwaliteitsbieb. Het team kan via de zoekfunctie altijd het juiste document vinden. "Leerkrachten kunnen nu op een zoekterm zoeken en vinden direct het document dat up-to-date is", aldus Sanne Sanders. "Dat scheelt ze gewoon tijd."
Het voordeel voor besturen: meerdere scholen tegelijk
Een AVG-protocol dat voor alle scholen geldt, kun je via Kwaliteitsbieb in één handeling publiceren en naar alle collega's mailen. Dat maakt het ook voor bovenschools werken aantrekkelijk.
Resultaat: minder zoeken, meer zekerheid
Waar SharePoint voor losse bestanden werd gebruikt, is Kwaliteitsbieb bij De Drieluik de plek voor de documenten die het hele jaar relevant zijn. "De mappenstructuur kunnen we inrichten op de inspectie-indicatoren", zegt Casper.
"Bij SharePoint wist ik nooit zeker of ik de laatste versie had. Bij Kwaliteitsbieb weet ik het zeker. Dat geeft rust."Casper SchneiderICT-coördinator, De Drieluik Almere
Resultaten in het kort
Altijd de juiste versie
Leerkrachten openen een document en weten zeker dat het actueel is. Geen twijfel meer over welke versie geldig is.
Twee beheerders, heel team toegang
Sanne en Casper beheren de documenten. Het hele team zoekt en vindt, zonder dat er onnodige versies worden aangemaakt.
Inspectieproof ingericht
De mappenstructuur sluit aan op de inspectie-indicatoren, zodat elk document op de juiste plek staat als de inspectie langs komt.
Probeer Kwaliteitsbieb 2 maanden gratis
Geen lange implementatie of ingewikkelde installatie. Direct aan de slag.
Start gratis →